Scope 3.6: Forretningsreiser

Lær hvordan GHG-protokollen definerer utslipp i Scope 3.6, hvordan protokollen anbefaler å beregne dem, og hvordan de faktisk beregnes i Klimarapportering

Hvordan defineres utslipp i Scope 3.6 i GHG-protokollen?

Scope 3.6 omfatter indirekte utslipp fra transport av ansatte i forretningssammenheng i kjøretøy som eies eller drives av tredjeparter, og ikke av den rapporterende organisasjonen. Disse utslippene oppstår typisk fra reiser med fly, tog, buss og bil, samt andre transportformer, og virksomheter kan også inkludere utslipp fra hotellopphold under forretningsreiser.

En rapporterende virksomhets utslipp fra forretningsreiser omfatter derfor Scope 1- og Scope 2-utslippene til de involverte transportleverandørene (for eksempel flyselskaper). Tabellen under viser ulike typer reiserelaterte aktiviteter for ansatte og angir hvilken GHG-scope hver skal tilordnes.

Hvordan anbefaler GHG-protokollen å beregne utslipp i Scope 3.6?

Utslipp i Scope 3.6 bør, i tråd med GHG-protokollen, beregnes med enten drivstoffbasert eller avstandsbasert metode (begge er delmengder av aktivitetsbaserte metoder) når nødvendige data er tilgjengelige, og bare falle tilbake på utgiftsbasert metode når slike data ikke kan innhentes. Alle tre metodene følger samme grunnleggende tilnærming: samle inn relevante aktivitetsdata (som drivstofforbruk, reist distanse eller pengebeløp brukt) og bruke passende utslippsfaktorer for å beregne utslipp.

1. Drivstoffbasert metode
   • Denne metoden innebærer å multiplisere fysiske aktivitetsdata (drivstofforbruk fra transportleverandører) med utslippsfaktoren for det forbrukte drivstoffet (uttrykt i gram eller kilogram CO2-ekvivalenter per liter/kg drivstoff).
   • Mulige aktivitetsdata inkluderer:
     1. Mengde ulike drivstofftyper som er forbrukt ELLER
     2. Beløp brukt på ulike drivstofftyper sammen med gjennomsnittspriser ELLER
     3. Distanse reist med ulike kjøretøy sammen med drivstoffeffektivitet
   • Mulige datakilder kan inkludere:
     1. Aggregerte drivstoffkvitteringer
     2. Innkjøpsregistre fra transportleverandører
     3. Interne systemer for transport og utgiftsstyring
   • Nødvendige utslippsfaktorer:
     1. Drivstoffutslippsfaktorer, uttrykt i enheter utslipp per energienhet forbrukt (f.eks. kg CO2e/liter)
     2. For elektriske kjøretøy, utslippsfaktorer for elektrisitet, uttrykt i enheter utslipp per elektrisitetsenhet forbrukt (f.eks. kg CO2e/kWh)
2. Avstandsbasert metode
   • Denne metoden innebærer å multiplisere fysiske aktivitetsdata (kilometer reist per kjøretøytype) med avstandsbaserte utslippsfaktorer (uttrykt i gram eller kilogram CO2-ekvivalenter per kilometer reist).
   • Den avstandsbaserte metoden er særlig nyttig for organisasjoner som ikke har tilgang til drivstoff- eller kjørelengderegistre fra transportselskapene.
   • Mulige aktivitetsdata inkluderer:
     1. Total distanse reist per transportform for ansatte
     2. Eventuelt land reist i og spesifikke kjøretøytyper brukt på reisen
   • Mulige datakilder kan inkludere:
     1. Automatisk sporing av distanse reist per transportform via reisebyrå, transportleverandører og utgiftsstyringssystemer
     2. Nettbaserte distansekalkulatorer
     3. Årlige undersøkelser/spørreskjema til ansatte
     4. Samarbeid med reiseleverandører for å innhente data
   • Nødvendige utslippsfaktorer:
     1. Utslippsfaktorer for hver transportform, uttrykt i kg CO2e per kilometer eller per passasjerkilometer
3. Utgiftsbasert metode
   • Denne metoden innebærer å multiplisere beløpet brukt på transport med relevant utgiftsbasert utslippsfaktor (uttrykt som gram eller kilogram CO2-ekvivalenter per valutaenhet).
   • Mulige aktivitetsdata inkluderer:
     1. Beløp brukt på transport per type (jernbane, vei, luft) i lokal valuta
   • Mulige datakilder kan inkludere:
     1. Regnskapssystemer, ERP-systemer (enterprise resource planning)
     2. Regninger, fakturaer
   • Nødvendige utslippsfaktorer:
     1. Utslippsfaktorer fra vugge til port for transporttypen per økonomisk enhet (f.eks. kg CO2e/NOK)
   • Den utgiftsbaserte metoden har høy usikkerhet og brukes når fysiske aktivitetsdata ikke er tilgjengelige. De to andre metodene anbefales for utslipp fra forretningsreiser.

Hvordan beregnes utslipp i Scope 3.6 i Klimarapportering?

I Klimarapportering beregnes utslipp i Scope 3.6 med enten aktivitets- eller utgiftsbasert metode, avhengig av brukerens integrasjoner. Ved integrasjon med et utgiftsstyringssystem kan detaljerte aktivitetsdata hentes ut og kombineres med aktivitetsbaserte utslippsfaktorer for å beregne CO2-ekvivalenter. Hvis slik systemintegrasjon ikke er tilgjengelig, hentes reiserelaterte utgifter i stedet fra virksomhetens finanskontoer og multipliseres med passende utgiftsbaserte utslippsfaktorer for å beregne CO2-ekvivalenter.

Hva er et utgiftsstyringssystem?

Et utgiftsstyringssystem (EMS) er programvare som registrerer, godkjenner og refunderer ansattes forretningsutgifter. Det erstatter manuelle prosesser (papirkvitteringer, ad hoc-regneark, e-postgodkjenninger) med en digital arbeidsflyt for å fange utgifter, håndheve retningslinjer, rute godkjenninger og synkronisere til regnskap/ERP-systemet.

EMS-data er et særlig sterkt grunnlag for Scope 3.6, fordi det fanger reisekvitteringer, kjørelengdekrav, leverandørnavn, datoer, ruter og reisemåter. Denne informasjonen gjør vanlige monetære utgiftstransaksjoner om til fysiske aktivitetsdata som kan kobles til utslippsfaktorer. Integrasjon med et EMS forbedrer derfor kvaliteten på beregninger av utslipp i Scope 3.6 betydelig. Avsnittene under beskriver hvordan utslipp i Scope 3.6 beregnes i appen når et EMS er integrert, og når det ikke er det.

Beregningslogikk

Hvis utgiftsstyringssystem (EMS) ikke er integrert

• Hvis et EMS ikke er integrert, bruker Klimarapportering den utgiftsbaserte metoden. I dette tilfellet hentes finansdata (dvs. penger brukt på forretningsreiser) fra finanskontoene.
• Kontoene der forretningsreise-transaksjoner er registrert, identifiseres, og tilhørende beløp aggregeres deretter per konto og per måned.
• Fordi utslippsfaktorer er definert per transporttype, må disse aggregerte beløpene fordeles på ulike transportformer slik at riktige utslippsfaktorer kan brukes.
• Denne fordelingen er basert på en reiseundersøkelse fra SSB som rapporterer antall forretningsreiser per transportform for et gitt år.
• Totalt forbruk fordeles til kategoriene luft, jernbane, vei, vann og hotellopphold, hvoretter hver andel multipliseres med relevant utslippsfaktor (gram CO₂e per NOK brukt) og konverteres til kilogram CO₂e-utslipp.

Hvis utgiftsstyringssystem (EMS) er integrert

• Hvis EMS-integrasjon er tilgjengelig, kan systemet få tilgang til mye mer detaljerte og høykvalitets aktivitetsdata. Avhengig av hvilke felt som er tilgjengelige, kan det deretter bruke enten avstandsbasert eller utgiftsbasert beregningsmetode.
• Alle forretningsreise-transaksjoner hentes fra EMS og lagres, og transaksjonsmetadata (som distanse reist, transportform, drivstofftype, sted, beløp brukt og SAF-T-konto) brukes som inndata i beregningene.
• Det finnes to typer transaksjoner: én med informasjon om distanse reist, og én uten informasjon om distanse reist. Begge er nyttige, men må skilles fordi de bruker ulike beregningsmetoder.
• For transaksjoner med distansedata beregnes utslipp ved å multiplisere distanse med utslippsfaktorer uttrykt som gram CO₂e per distanse reist for hver transportform. For transaksjoner med bare monetære data beregnes utslipp ved å multiplisere beløp brukt med utslippsfaktorer uttrykt som gram CO₂e per valutaenhet for hver transportform.
• Hver gruppe transaksjoner aggregeres per måned og per transporttype. Utslippsfaktorer brukes deretter på disse aggregatene.
• Fordi ikke all forretningsreise fanges i EMS, er data fra finanskontoene fortsatt nødvendig. EMS-transaksjoner synkroniseres imidlertid automatisk til ERP, så utslipp må bare beregnes én gang for å unngå dobbeltelling. For å hindre dette identifiseres transaksjoner som stammer fra EMS i ERP og ekskluderes fra finansregnskapsdataene, som deretter behandles med samme tilnærming som beskrevet i avsnittet over (hvis EMS ikke er integrert).

Hvordan vises utslipp i Scope 3.6 i Klimarapportering?

App

I appen vises totale utslipp i Scope 3.6 i dashbordet under kortet Utslipp per kategori og rapporteres i tonn CO2e per år. Mer detaljerte data for Scope 3.6 er tilgjengelige under kortet Forretningsreiser. Utslipp er delt inn i følgende kategorier: flyreiser, togreiser, veireiser, veireiser (ansattes kjøretøy), sjøreiser og hotellopphold (se bilde under).

Hver kategori kan også vises som et detaljkort med underkategorier som viser underliggende datakilde, inndata brukt i beregninger og resulterende klimagassutslipp. Underkategoriene følger en konsekvent navnestruktur som angir hvordan data ble innhentet og beregnet:

• fra hovedbokskontoer Utgiftsbaserte data hentet fra hovedbokskontoer i ERP-systemet.
• fra fakturaer Utgiftsbaserte data hentet fra EMS.
• fra reiselengde Avstandsbaserte data hentet fra EMS.

For eksempel inkluderer kortet Flyreiser følgende underkategorier:

• Flyreiser – fra hovedbokskontoer Beløp hentet fra ERP-systemet brukt som inndata i beregningene, sammen med tilhørende CO2e-utslipp
• Flyreiser – fra fakturaer Beløp hentet fra EMS brukt som inndata i beregningene, sammen med tilhørende CO2e-utslipp.
• Flyreiser – fra reiselengde (< 1500 km) Flydistanse hentet fra EMS for reiser kortere enn 1 500 km, sammen med tilhørende CO2e-utslipp.
• Flyreiser – fra reiselengde (1500–4000 km) Flydistanse hentet fra EMS for reiser mellom 1 500 km og 4 000 km, sammen med tilhørende CO2e-utslipp.
• Flyreiser – fra reiselengde (> 4000 km) Flydistanse hentet fra EMS for reiser lengre enn 4 000 km, sammen med tilhørende CO2e-utslipp.

Flyreisekortet vist under viser inndata (beløp brukt i NOK og distanse reist i km) til venstre, og tilhørende utslipp (i tonn CO2e) til høyre.

Rapport

I rapporten presenteres den månedlige oppdelingen av utslipp i Scope 3.6 i fanen Utslipp per scope og rapporteres i tonn CO2e. Mer detaljerte data for Scope 3.6 er tilgjengelige i fanen Forretningsreiser. Utslipp presenteres månedlig og er delt inn i følgende kategorier: flyreiser, togreiser, veireiser, veireiser (ansattes kjøretøy), sjøreiser og hotellopphold.

Fanen Vedlegg inneholder tilleggsinformasjon som skal støtte revisjon, kvalitetssikring og regulatoriske formål. I vedlegget er hver forretningsreisekategori videre delt inn i underkategorier. For hver underkategori oppgis følgende informasjon: kategori, beskrivelse, datakilde, beregningsmetode (utgifts- eller aktivitetsbasert), beregningsnøyaktighet (lav/middels/høy), inndataenhet (for eksempel NOK eller km), inndataverdi brukt i beregninger og resulterende klimagassutslipp (tCO2e).

Fanen Vedlegg gir sporbarhet og dokumentasjon av de underliggende beregningene, og er nyttig for brukere som trenger en detaljert revisjonsspor av de rapporterte utslippsdataene.