Guide til hvordan du kan tilpasse regnskapspraksisen for et mer presist klimaregnskap
Introduksjon
Klimarapporteringsverktøyet beregner utslipp automatisk basert på regnskapsdata (spend-metoden). For bedre nøyaktighet kan du legge inn aktivitetsdata, som forbruk av energi og drivstoff.
Denne guiden gir deg beste praksis for hvordan du fører regnskapet mest mulig presist. Den tar for seg bruk av hovedbokskontoer og SAF-T-ID, hvordan kontoer kobles til GHG-protokollen (Scope 1, 2 og 3), og spesielle hensyn som merverdiavgift, periodisering og leasing.
Hvordan fungerer klimarapporteringsverktøyet i praksis
Verktøyet kobler seg til regnskapet ved å kartlegge hovedbokskontoene mot SAF-T-IDer. Hver SAF-T-ID avgjør hvilken utslippsfaktor som brukes på transaksjonene.
For å komme i gang, trenger du kun å aktivere SAF-T-ID i ERP-systemet. Da knyttes den automatisk til dine hovedbokskontoer. Noen kontoer kobles 1:1 med SAF-T-ID, andre slås sammen.
Eksempel: Hvis en bedrift kjøper drivstoff, må dette føres på en hovedbokskonto som har SAF-T-ID mappet til Scope 1-utslipp, slik at riktig utslippsfaktor brukes.
Grunnprinsipper for god regnskapspraksis
Regnskapsføring for å få et godt klimaregnskap vil for mange bli et nytt perspektiv i regnskapspraksisen. For å sikre et detaljert og pålitelig klimaregnskap, anbefaler vi følgende prinsipper når du fører ditt finansielle regnskap:
- Før regnskapet konsekvent hver måned for å sikre sammenlignbare data over tid.
- Bryt ned transaksjonene dine på flere kontoer for å få mer detaljerte utslippsdata.
- Før fysiske eiendeler med ulike energikilder separat for mer presise beregninger.
- Unngå bruk av generelle kontoer som "Annet", da disse gir dårligere nøyaktighet.
- Før leasingkostnader og finansiell leasing som eiendeler, slik at de kan inkluderes i Scope 3-rapporteringen.
Ved å følge disse prinsippene vil det gi deg bedre oversikt over selskapets utslipp og legge til rette for fremtidige forbedringer.
Slik fordeles utslipp i klimaregnskapet
Greenhouse Gas Protocol (GHG-protokollen) er det mest brukte rammeverket for å definere hvilke utslipp som skal rapporteres hvor i klimaregnskapet, i tråd med EUs og regnskapslovens krav (CSRD/VSME).
For å sikre at utslippene havner i riktig kategori, har vi samlet noen praktiske anbefalinger her:
Eiendeler og driftsmidler
Å aktivere eiendeler gir bedre datagrunnlag for utslippsberegninger. Denne funksjonaliteten kommer i 2025, og vi anbefaler å etablere god regnskapspraksis allerede nå:
- Registrer eiendeler separat: Utstyr og anleggsmidler som bruker ulike kilder for drivstoff eller strøm bør registreres som en egen eiendel/anleggsmiddel. Det gir mer presise beregninger, siden to kjøretøy til 800.000 kr gir høyere utslipp enn ett til samme verdi.
- Koble til energidata til eiendel: Ved å registrere hver eiendel hver for seg kan energimålere eller drivstoffkontoer kobles til den spesifikke eiendelen senere, og dermed føres energibruk på riktig eiendel og riktig scope automatisk.
- Behold eiendeler etter nedskriving: Da kan energiforbruk fortsatt kobles til riktig eiendel uten manuell innsats.
- Aktiver leasing: Leide eiendeler som er viktige for driften bør aktiveres. Dette gir mulighet for rapportering i Scope 3, kategori 8: Oppstrøms leide eiendeler – og mer presise Scope 3-tall.
- Registrer utleie: Eiendeler dere leier ut bør også aktiveres. Da kan utslipp rapporteres i Scope 3, kategori 13: Nedstrøms utleide eiendeler.
Drivstoff og energibruk (Scope 1 og 2 - direkte utslipp fra selskapet)
Drivstoff- og energikjøp gir direkte klimagassutslipp. Er disse postene lave eller null, skyldes det ofte at kostnadene er skjult i andre kontoer. For å sikre korrekt rapportering bør slike utgifter skilles ut og føres riktig – da får de korrekt utslippsfaktor og havner i riktig utslippskategori (Scope 1 eller 2). Det gjør det også lettere å unngå dobbeltelling når dere legger inn forbruksdata eller kobler til integrasjoner som kjørebok og el-målere.
- Produksjon (energi, brensel, kjøling og varme)
Skille ut alt forbruk knyttet til produksjon i egne eller leasede bygg og utstyr. Før kjølegasser på egen konto – dette støttes snart i verktøyet. - Kjøretøy (drivstoff og strøm)
Før alt drivstoff og strøm brukt på egne kjøretøy separat. Skill ut drivstoff fra ansattereiser der det er praktisk mulig. - Strøm og varme
Bruk egne kontoer for strøm og varme. Er du leietaker, be om separate energibilag – det gjør at forbruket kan bokføres riktig og inngå i Scope 2-utslipp.
Varer, tjenester, transport og ansattereiser (Scope 3- indirekte utslipp fra selskapets leverandørkjede)
Scope 3 er indirekte utslipp fra selskapets leverandørkjede, og er frivillig å rapportere for små og mellomstore bedrifter. Men her ligger ofte de største utslippene for mange – og mulighetene for forbedring. Ønsker dere å jobbe med deres Scope 3 utslipp, anbefaler vi å skille ut så mye detaljer som mulig i regnskapet i hver utslippskategori:
- Innkjøp av råvarer
Før kun selve råvarene. Frakt og transport skal føres separat (se under).
Råvarekontoen har i dag en gjennomsnittlig utslippsfaktor, men vi jobber med å tilby bransjespesifikke faktorer basert på NACE-kode. - Frakt av solgte varer
Før transport og frakt av råvarer og produkter separat. Dette gir oversikt over utslipp fra strømstransport (Scope 3, kategori 4). - Innkjøp av varer og tjenester
Bruk relevante kontoer for å skille ut ulike typer kjøp. Unngå “annet”-kontoer. Mer detalj gir bedre datagrunnlag og mer presise utslippsberegninger. - Ansattereiser
Før ansattereiser for seg – det gjør det mulig å måle effekten av tiltak over tid. Det gir også et tydeligere bilde av innkjøpte tjenester og gjør det lettere å unngå dobbeltrapportering når dere tar i bruk automatiske datakilder for reiseregninger og utlegg.
For ytterligere detaljer rundt kategoriene i GHG-protokollen, kan du lese denne artikkelen.
Ta en kvalitetssjekk av regnskapspraksis med vår oversiktlige tabell
Oversikt over GHG-protokollens kategorier, relevante hovedbokskontoer kartlagt mot hvilke SAF-T-ID. Last ned tabellen (excel-format) for din ERP løsning og ta en kvalitetssjekk av din regnskapspraksis:
- Business NXT
- Visma.net
- Tripletex
Ta kontakt med support@ducky.eco for å få en gjennomgang for deg som bruker fil-opplastning.
Spesielle hensyn i klimaregnskapet
Merverdiavgift
Klimarapporteringsverktøyet beregner utslipp basert på transaksjoner uten MVA. Derfor er ikke momskontoer inkludert i klimaregnskapet.
Periodisering
Ved å periodisere kostnader som har utslipp, vil dette plukkes opp på kostnadskontoene og dermed gi et mer nøyaktig bilde av tidspunktet utslippene finner sted. Eksempelvis en kvartalsvis strømfaktura bør periodiseres over hver måned, slik at strømforbruket fordeles ut gjennom året og gjenspeiles i klimaregnskapet.
Leasing og finansiell leasing av eiendeler
Leasing og finansiell leasing av eiendeler, som kjøretøy og maskiner, bør aktiveres som eiendeler i regnskapet. Dette gjør at de plukkes opp i selskapets indirekte utslipp (Scope 3, kategori 8; oppstrøms leide eiendeler).
Eksempel: En bedrift som leaser elektriske varebiler bør aktivere disse i regnskapet for å sikre at utslippene blir riktig kategorisert.
Fremtidige muligheter – Hvordan forberede seg?
Gjennom hele 2025 planlegges det ny funksjonalitet for å øke detaljgraden av data fra det finansielle regnskapet, slik at du automatisk får et bedre klimaregnskap fra ERP systemet ditt. Derfor anbefaler vi allerede nå at du
- Bruk tilgjengelige merkelapper, ofte omtalt som kostandsbærere, ansvarsenheter eller dimensjoner, i ERP-systemet for mer detaljert kategorisering av transaksjoner der det er tilgjengelig. Eksempler som kostnadssted for å dele opp i områder i selskapet, eller prosjektregnskap der det er mulig for å knytte utslipp til aktiviteter, tjenester eller produkter dere kjøper.
- Skill ut energibruk, drivstoff og transportkostnader på relevante kontoer for å unngå dobbeltelling. Dette er viktig når dere overskriver regnskapsdata med aktivitetsdata (forbruk av kWh, liter diesel etc.) eller koble til eksterne datakilder som utleggsdata, kjørebok eller strømmålere.
- Aktiverer leasing og fysiske eiendeler allerede nå, slik at det kan plukkes opp automatisk når funksjon for eiendeler er tilgjengelig.
Oppsummering – 5 smarte tiltak du kan gjøre nå for å få et bedre klimaregnskap
✅ Slå på SAF-T ID og sjekk at ID’en har 4-siffer.
✅ Før transaksjoner på relevante kontoer, for å øke nøyaktigheten på utslippskategorisering.
✅ Skill ut energibruk, drivstoff og transport fra andre kostnader.
✅ Ta høyde for nye funksjoner i 2025 ved å etablere gode rutiner allerede nå.
✅ Bruk ansvarsenheter og dimensjoner i ERP-systemet for mer detaljert rapportering.
Ved å implementere disse tiltakene sikrer dere at klimaregnskapet blir både mer nøyaktig og mer verdifullt som beslutningsgrunnlag.
Har du spørsmål? Ta kontakt med support@ducky.eco for veiledning! 😊